Urząd Ochrony Danych Osobowych odpowiada ws. ankiety UJ

Kilka dni temu ogólnopolskie informowały o ankiecie wystosowanej do studentów Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie, której autorem był Dział ds. Bezpieczeństwa i Równego Traktowania UJ. W metryczce znalazła się prośba o podanie tożsamości płciowej. Do wyboru było aż 5 możliwości (kobieta, mężczyzna, transkobieta, transmężczynza, niebinarny). Zapytaliśmy Urząd Ochrony Danych Osobowych, czy gromadzenie i przetwarzanie przez uczelnie wrażliwych danych osobowych jest zgodne z prawem. Oto odpowiedź. 

Szanowna Pani Redaktor,

w odpowiedzi na Pani e-mail uprzejmie informuję, że Prezes UODO może wypowiadać się wiążąco jedynie w decyzji wydanej po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego i zbadaniu wszelkich okoliczności w indywidualnej sprawie. Ponadto w przedstawionej przez Panią sprawie jest zbyt wiele niewiadomych (nie wiadomo choćby czy ankieta jest anonimowa), by móc się do niej odnieść szczegółowo. Dlatego do Pani pytań możemy się odnieść jedynie teoretycznie. Mamy nadzieję, że przekazane informacje okażą się pomocne.

Dane dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych, przynależności do związków zawodowych oraz dane genetyczne, dane biometryczne, a także dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej należą do szczególnej kategorii danych, o których mówi art. 9 RODO. Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych wiąże się z koniecznością wypełnienia dodatkowych gwarancji ich ochrony ujętych w art. 9 ust. 2 i art. 10 RODO. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych zabrania przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, o ile nie jest spełniona jedna z przesłanek wymienionych w art. 9 ust. 2 RODO. Warto wskazać, że zgodnie z motywem 51 RODO „Dane osobowe, które z racji swego charakteru są szczególnie wrażliwe w świetle podstawowych praw i wolności, wymagają szczególnej ochrony, gdyż kontekst ich przetwarzania może powodować poważne ryzyko dla podstawowych praw i wolności.(…)”.

Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych jest zabronione, chyba, że m.in. osoba, której dane dotyczą wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw administratora danych osobowych wynikających z przepisów prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości, przetwarzanie jest niezbędne do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych.

Jedną z przesłanek – jak zostało to wskazane powyżej – dopuszczających przetwarzanie danych szczególnej kategorii jest zgoda osoby, której dane dotyczą. Przesłankę tę wymienia art. 9 ust. 2 RODO. Zgoda powinna być wyrażona w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności, która wyraża odnoszące się do określonej sytuacji dobrowolne, świadome i jednoznaczne przyzwolenie osoby, których dane dotyczą, na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych i która ma na przykład formę pisemnego (w tym elektronicznego) lub ustnego oświadczenia.

W odniesieniu do szczególnej kategorii danych, należy zwrócić uwagę także na to że zgoda powinna być wyrażona w sposób wyraźny. Zgodnie w z wytycznymi Gr. Roboczej 29 dot. zgody : „Zgodnie z RODO wyraźna zgoda odgrywa istotną rolę w przetwarzaniu szczególnych kategorii danych zgodnie z art. 9(…) Termin „wyraźna” odnosi się do sposobu wyrażenia zgody przez osobę, której dane dotyczą. Oznacza to, że osoba, której dane dotyczą, musi złożyć w sposób wyraźny oświadczenie o wyrażeniu zgody. Oczywistym sposobem zapewnienia, aby zgoda była wyraźna, byłoby jej wyraźne potwierdzenie w pisemnym oświadczeniu. W stosownych przypadkach administrator mógłby zapewnić podpisanie pisemnego oświadczenia przez osobę, której dane dotyczą, aby rozwiać wszelkie możliwe wątpliwości i zapobiec możliwemu brakowi dowodów w przyszłości. Takie podpisane oświadczenie nie jest jednak jedynym sposobem uzyskania wyraźnej zgody i nie można stwierdzić, iż w RODO przewidziano obowiązek uzyskania pisemnych i podpisanych oświadczeń we wszystkich okolicznościach, w których wymagane jest uzyskanie ważnej wyraźnej zgody. Na przykład w kontekście cyfrowym lub online osoba, której dane dotyczą, może być w stanie złożyć wymagane oświadczenie przez wypełnienie formularza elektronicznego, wysłanie wiadomości e-mail, przesłanie zeskanowanego dokumentu opatrzonego podpisem osoby, której dane dotyczą, lub złożenie podpisu elektronicznego”.

Jak wynika z opisu ankiety celem „Badania bezpieczeństwa i równego traktowania” przeprowadzanego przez Uniwersytet Jagielloński „jest określenie poziomu bezpieczeństwa i równego traktowania społeczności studenckiej i doktoranckiej Uniwersytetu Jagiellońskiego”. Art. 469b ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. o szkolnictwie wyższym stanowi, że dopuszcza się przetwarzanie danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzanie danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej, pod następującymi warunkami:

  • jest to niezbędne dla celów prowadzenia badań naukowych i prac rozwojowych (lub przygotowania pracy dyplomowej lub rozprawy doktorskiej wymaganej do uzyskania odpowiednio dyplomu ukończenia studiów lub stopnia naukowego);
  • zakres danych ograniczony jest do niezbędnego minimum w aspekcie wskazanego celu;
  • wyniki badań i prace zostaną opublikowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby fizycznej, której dane zostały przetworzone . Wszystkie powyższe warunki muszą być spełnione łącznie, aby przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych było legalne w świetle RODO.

Ustawa o szkolnictwie wyższym w ustępie pierwszym wspomnianego artykułu określa również, że do przetwarzania danych osobowych do celów badań naukowych i prac rozwojowych prowadzonych m.in. przez uczelnie i wyłącza stosowanie niektórych przepisów RODO (art. 15, art. 16, art. 18 i art. 21). Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy zachodzi prawdopodobieństwo, że prawa określone w tych przepisach uniemożliwią lub poważnie utrudnią realizację celów badań naukowych i prac rozwojowych, i jeżeli wyłączenia te są konieczne do realizacji tych celów. 

Kolejne ustępy art. 469b. ustawy o szkolnictwie wyższym wskazują również na obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia czy anonimizacji  przetwarzanych danych . Z przepisów ustawy o szkolnictwie wyższym nie wynika bezpośrednio cel jakim jest badanie bezpieczeństwa studentów i pracowników uczelni dotyczącego niedyskryminacji ze względu na orientację.

Wskazać ponadto należy, że ww. przepis ustawy o szkolnictwie wyższym ma charakter blankietowy, gdyż nie konstruuje przymusu udostępnienia danych dla prowadzących badania i prace rozwojowe.

Zaznaczyć należy, że dane pracowników powinny być przetwarzane nie w oparciu o wskazany artykuł, ale przepisy kodeksu pracy (art. 22¹ᵇ – zasady przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, tj. danych o których mowa w art. 9 RODO).

W opisanej sprawie nie są tak naprawdę znane cele przetwarzania szczególnej kategorii danych osobowych, w związku z czym nie jest możliwe kompleksowe odniesienie się do wskazanego zagadnienia.

OBSERWUJEMY RÓWNIEŻ